martes, 31 de enero de 2017

Transformaciones Organizacionales: Estereotipos de organizaciones

Uno de estos días meditando sobre las transformaciones organizacionales y sobre la evolución al agilismo de algunas empresas es que llegue a pensar en una metáfora. Que las organizaciones (corporaciones, compañías, empresas, etc.) pueden ser una de tres tipos: un Robot Comandado, Moho del Fango y un Pulpo Inteligente.



El Robot Comandado


Algunas empresas u organizaciones son como robots comandados. Por un lado son robots, o sea, piezas mecanica encastradas como engranajes para cumplir algún fin. Esto las hace rígidas, que necesitan de mucho tiempo para cambiar, debido a que tienen varias áreas con procesos muy lentos y engorrosos y burocráticos. La gestiones suele ser basadas en modelos contractuales cerrados con procedimientos de gestión de cambios muy definidos. Por lo tanto, cualquier modificación requiere grandes sumas de dinero y medidas que pueden afectar a sus empleados y al clima laboral. Además son empresas comandadas, donde importa mucho el control, la jerarquía y la autoridad para la ejecución de sus planes. Son empresas que siguen planes rígidamente. Son empresas, en su generalidad, poco amigas de la agilidad.


El Moho del Fango


Por otro lado, hay empresas u organizaciones que se parecen al hongo Moho del Fango. Este Moho es un organismo ameboideo que es capaz de demostrar cierta inteligencia al resolver determinados problemas. Pero no es muy inteligente y pasa buena parte de su vida como miles de organismos unicelulares distintos; cada uno se mueve independientemente de sus otros compañeros [1]. Bajo determinadas condiciones se transforma en un solo organismo mayor que comienza a reptar. El moho del fango oscila entre ser una colonia y una criatura única. Estas organizaciones pueden ser ágiles, aunque a gran escala dificultan su camino a la eficiencia organizacional.


El Pulpo Inteligente


Finalmente, hay otras que son como un pulpo inteligente. Es que hay organizaciones y organismos que se comportan como un ser único, como el Pulpo. Estos animales son sistema inteligentes gracias a que tiene sistema nervioso central, cerebro y memoria, se adaptan a su entorno, innovan, son flexibles y ágiles. Son una forma de organización inteligente.


Autonomía y alineación


Uno de los elementos claves en las organizaciones es la finalidad organizacional dada por la visión. En el alineamiento y cumplimiento de objetivos es importante el grado de autonomía que existe en una empresa. La autonomía crea compromiso a diferencia de la obediencia que crea sumisión, pero las dos sin alineamiento conducen a la ineficiencia. En este sentido la autonomía puede ser una espada de doble filo. Por un lado, estimula la creatividad y la participación; pero por otro lado, la falta de autonomía sin liderazgo autoritario ni visión compartida puede conducir al caos, ambigüedad e ineficiencias. Es algo crucial y difícil equilibrar autonomía y alineamiento.


Cuando estoy en alguna empresa me preguntaría... ¿desde que estereotipo a cual otro nos dirigimos?




Referencias: 
[1] La Quinta Disciplina: El Arte y la Practica de la Organizacion Abierta al Aprendizaje
Peter M. Senge - Ediciones Granica, S.A.
 

 


miércoles, 18 de enero de 2017

Scrum: Daily Tips

Daily Tips



En este post me gustaría hablar de la ceremonia más conocida del mundo de la agilidad, la reunión diaria de Scrum o "Daily". El objetivo de esta reunión es facilitar la transferencia de información, cumplir el objetivo del sprint y la colaboración entre los miembros del equipo para aumentar su productividad poniendo de manifiesto puntos en que se pueden ayudar unos a otros, levantando problemas o riesgos y coordinando actividades.

Checklist


A continuación comparto un checklist a tener en cuenta en una daily genérica de Scrum:

  1. Respeto el tiempo de inicio.
  2. Hablo sobre la respuesta a las siguientes preguntas:
    1. ¿Qué hice ayer?
    2. ¿Qué voy a hacer hoy?
    3. ¿Tengo algún obstáculos, impedimentos o veo algún riesgo?
  3. Controlo el daily-timebox, aconsejable en máximo 15 minutos.
  4. No me extiendo más tiempo que del daily-timebox dividido la cantidad de participantes (2-3 min).
  5. Actualizo el board/kanban.
  6. Soy conciso, preciso y concreto. No profundizar en detalles.
  7. Mantengo el foco mientras todos participan.
  8. Lo que diga debe ayudar a la sincronización de tareas, transparencia de status, colaboración del team y mantener el foco en  el "objetivos del Sprint".
  9. Soy positivo y mantengo el buen humor.  
  10. ¿Qué no hago?
    1. No le reporto a un SM, PO, líder o PM.
    2. No hago una planificación detallada.
    3. No discuto técnicamente.
    4. No estoy sentado (es stand-up).

Daily alineada a los valores y principios


Para lograr una daily eficiente tenemos que guiarnos por los valores y principios de Scrum y la agilidad. Por ejemplo:
  • Foco: si vemos que alguien se extiende o que se inicia un debate técnico podemos decir: "Discutamos esto después de la reunión.".
  • Coraje: si vemos que el progreso de trabajo no progresa como debería, tenemos el coraje de exponerlo y hablarlo.
  • Respeto: nos tratamos bien, dejamos susceptibilidades de lado y mantenemos el buen humor.
  • Compromiso: siempre estamos comprometidos con cumplir el objetivo del sprint y no desviarnos de él.
  • Colaboración: le decimos a compañeros con complicaciones o impedimentos... ¿cómo podría ayudarte? Además tomamos tareas que no necesariamente son nuestro fuerte, pues queremos aprender y balancear el trabajo y conocimiento del equipo.
  • Abiertos: decimos a todos todo acerca de todo nuestro trabajo sin miedos ni tapujos y escuchamos a los demás teniendo en cuenta sus puntos de vista.
  • Auto-Organización: todos estamos atentos a iniciar la daily a horario, respetar el timebox y moderar. no debemos depender exclusivamente de un Scrum Master o líder.
  • Simplicidad: buscamos ir al grano con las opiniones y comentarios, y los detalles técnicos o reuniones de análisis u organización las dejamos para después.
  • Excelencia: buscamos la excelencia en nuestro trabajo diario y del resultado del sprint.
  • Colaboración con el cliente: podemos incluir al Product Owner para que tenga presente el estado del avance y pueda ayudarnos si nos desviamos del objetivo o tenemos impedimentos de negocio.
  • Motivación: tratemos de motivarnos para iniciar el día con ganas y energía. Que no se torne en una Daily aburrida. 
  • Sostenibilidad: si surgen ideas para mejorar y promover el desarrollo sostenible las sugerimos.

Pienso que si tenemos en cuenta todos los puntos anteriores podemos lograr dailys productivas y útiles y mejorar nuestro día a día laboral.


Referencias:
Principios del manifiesto agil.
Scrum Guide Org.
Agilest, Agile Scrum Methodology, Daily Scrum Meeting.
Quick-scrum: Daily Stand-up.


martes, 17 de enero de 2017

Scrum & Lean: Mejora contínua con “Minimum Viable Change”


Cuando actuamos como agentes de cambio debido, entre otras cosas, a retrospectivas o procesos de mejora contínua, identificamos y evaluamos problemas para proponer acciones “Action Items” como experimentos de mejora. Para eso podemos usar el concepto de “Minimum Viable Change” tomado de Lean. Un “Cambio Mínimo Viable” es el cambio más pequeño posible que maximizará el aprendizaje y generará beneficios, como también así podría ayudar a construir un programa de cambio viable y a ejecutar un conjunto viable de tácticas de cambio. O sea que, un ítem de acción MVC es un experimento de cambio, como si fuera una hipótesis a probar mediante la cual aprenderemos en la práctica.

El experimento de mejora continúa se hace hasta que haya probado (mediante mediciones) ser verdadero o falso, o que la limitación de tiempo haya transcurrido.

La forma de hacerlo, ya sea digital o con tarjetas, puede ser usando "ítems de acción" en un "tablero Kanban" con un "workflow" simple. Para los ítems podemos usar un formato alternativo de redacción como el siguiente: Para resolver <Problema> haremos <una acción> con que <un destinatario específico del cambio> resultará en <un resultado> con cierta restricción de tiempo <restricción> si se cumple que <Criterio de Aceptación>.

En mi opinión un formato útil de "ítem de acción" puede ser:
El flujo en kanban puede ser:
Resumido en un diagrama:


...y ya podemos implementar nuestro proceso de mejora continua.

Referencias: